Wann lohnt sich ein Wechsel?
Typische Gründe für einen Kanzleiwechsel sind schlechte Erreichbarkeit, wiederholte Fehler oder verpasste Fristen, ein zu geringer Digitalisierungsgrad der Kanzlei, fehlende Spezialisierung auf Ihre Branche oder schlicht ein Preis-Leistungs-Verhältnis, das nicht mehr passt. Auch wenn Ihr Unternehmen gewachsen ist und Ihre bisherige Kanzlei mit der Komplexität nicht mehr mithält, ist ein Wechsel oft sinnvoll.
Gibt es eine Kündigungsfrist?
Der Steuerberatervertrag ist rechtlich in der Regel ein Dienstvertrag über Dienste höherer Art. Solche Verträge können nach § 627 BGB grundsätzlich jederzeit ohne Einhalten einer bestimmten Frist gekündigt werden, sofern im individuellen Vertrag nichts anderes vereinbart wurde. Werfen Sie daher zuerst einen Blick in Ihren bestehenden Steuerberatervertrag bzw. die dort vereinbarten Kündigungsmodalitäten – manche Kanzleien vereinbaren abweichende Fristen.
Der Ablauf eines Kanzleiwechsels
Nach der Kündigung folgt in der Regel: Die neue Kanzlei erhält von Ihnen eine Vollmacht und fordert damit die relevanten Unterlagen von der bisherigen Kanzlei an. Die bisherige Kanzlei ist verpflichtet, Ihnen bzw. der neuen Kanzlei die sogenannte Handakte herauszugeben – also die Unterlagen, die für die Fortführung des Mandats notwendig sind (§ 66 StBerG). Arbeitspapiere, die die Kanzlei ausschließlich für die eigene interne Arbeit erstellt hat, muss sie dagegen nicht herausgeben.
Was passiert mit meinen Unterlagen?
Belege, Verträge, Jahresabschlüsse und sonstige für das Mandat notwendigen Dokumente gehen an Sie bzw. direkt an die neue Kanzlei über. Für Kopien darf die bisherige Kanzlei unter Umständen ein angemessenes Entgelt verlangen. Bei rein digital geführten Mandaten ist die Übergabe heute oft unkompliziert per Datenexport möglich.
Worauf Sie beim Wechsel achten sollten
Planen Sie den Wechsel möglichst außerhalb akuter Fristen (z. B. kurz vor Abgabe der Umsatzsteuer-Voranmeldung oder der Steuererklärung), damit in der Übergangszeit nichts liegen bleibt. Sprechen Sie offen mit der neuen Kanzlei über laufende Fristen und Besonderheiten Ihres Falls, damit nichts durchs Raster fällt.